Zet hoogleraren buiten spel, let goed op gevoelige apparatuur en voorkom smijtende verhuizers. Dit is een handjevol tips van mensen die veel ervaring hebben met labverhuizingen. ‘Het belangrijkste is dat je weet waar je mee bezig bent.’

Noël Bruneel nam tijdens de verhuizing van zijn lab het zekere voor het onzekere. “Bij het inladen van de dozen met gevoelige apparatuur hield ik constant toezicht en ging ik soms zelf in de verhuiswagen staan om gooi- en smijtwerk door de verhuizers te voorkomen. Standaardverhuisbedrijven hebben namelijk de neiging om met dozen te gooien, ook al plak je er ‘breekbaar’-stickers op.” Bruneel, labmanager aan de K.U.Leuven, vertelt vol enthousiasme over de verhuizing van zijn toxicologisch laboratorium dat – net als de overige afdelingen van de farmaceutische faculteit – in 2006 overging naar een nieuw pand.

GEEN ROUTINEKLUSJE

Een labverhuizing is alles behalve standaard. Terwijl bij een huishoudelijke verhuizing het breken van het porselein de grootste zorg is, heb je bij een labverhuizing te maken met extreem dure apparatuur en gevaarlijke stoffen. Bruneel maakte gebruik van de diensten van een standaardverhuisbedrijf, maar besteedde hoogst persoonlijk de grootste zorg aan het verhuizen van schokgevoelige apparatuur, zoals spectrofotometers en chromatografen. “Als een spectrofotometer een klap krijgt kan de optiek ontregeld worden.

Dit kan tot foute metingen leiden. Daarom heb ik alle schokgevoelige apparatuur zelf ingepakt en met mijn eigen auto naar het nieuwe gebouw gebracht.”

De verhuizing van Bruneels lab – dat 25 mensen telt – nam 2 dagen in beslag. Niet minder dan tien vrachtwagens waren nodig om alle spullen te verplaatsen. “Dozen met boeken kun je tot de nok van de wagen opstapelen. Dozen met apparatuur niet, in die gevallen gebruik je alleen de bodem van de wagen.”

Ook voor het verhuizen van chemicaliën ging Bruneel niet over één nacht ijs. “We stopten de potten met neutrale anorganische zouten in schokbestendige emmers opgevuld met piepschuim. Voor gevaarlijke vaste stoffen, zoals zuiver natrium, gebruikten we één emmer per stof. Flessen met gevaarlijke gechloreerde koolwaterstoffen, bijvoorbeeld chloroform en trichloorethyleen, omhulden we met vermiculiet of piepschuim, zodat eventueel lekkend vocht zou worden geabsorbeerd.”

Bij het inladen van de dozen met chemicaliën vertrouwde Bruneel op het verhuisbedrijf en hield geen toezicht. “Zo’n bedrijf heeft een ploegbaas die veel ervaring met dit soort verhuizingen heeft. De boel zal niet snel ontploffen, maar als dat gebeurt, is dat het probleem van het verhuisbedrijf.”

LABVERHUISBEDRIJF

Naast standaardverhuisbedrijven zijn er ook bedrijven die gespecialiseerd zijn in het verhuizen van laboratoria met geavanceerde apparatuur. Agilent Technologies bijvoorbeeld biedt Relocation Service aan voor complete laboratoria. Illeh Hchilaf, verantwoordelijk voor Sales en Support, beveelt labmanagers aan de diensten van erkende leveranciers aan te boren. “Een normaal verhuisbedrijf kan nogal eens gooien met dozen. Bovendien valideren wij meteen na de verhuizing de verplaatste apparatuur en herstellen we eventuele foutmeldingen. Dat scheelt een hoop heen-en-weergebel met de leverancier. En we zijn misschien maar een paar procent duurder dan andere verhuisbedrijven.”

Hchilaf weet nog een voordeel te melden: “Wij zorgen voor een centrale contactpersoon die de gehele verhuizing coördineert, zodat de klant zich met zijn eigen werk kan bezighouden.” Bruneel meent prima zonder te kunnen: “Het belangrijkste is dat je weet waar je mee bezig bent.”

BOUWPLANNEN

Nieuwbouw is vaak de reden om het oude lab vaarwel te zeggen. Oude gebouwen zijn vaak slecht geïsoleerd, waardoor onderzoekers naar vernieuwing smachten. “De planning van tevoren is heilig. Dat begint bij het ontwerpen van het nieuwe gebouw en het maken van de bouwplannen”, aldus Rikus Pomp, werkzaam als analist aan het Wageningen Universiteit Research Centrum.

Pomp is een veteraan in labverhuizingen; tijdens zijn loopbaan was hij zo’n vijf keer intensief betrokken bij het ontwerpen, inrichten en verhuizen van laboratoria. “Bij het ontwerp houd je er rekening mee dat de looplijnen zo kort mogelijk worden. Je moet goed bedenken waar de verschillende apparaten komen te staan en waar mensen samenkomen.”

Dat een goed ontwerp essentieel is, beaamt Wim van Driel, voormalig analist en nu ICT’er aan het Universitair Medisch Centrum Utrecht. De Medische Faculteit van de Universiteit Utrecht verhuisde in 1994 vanuit de binnenstad van Utrecht naar een nieuw complex aan de Uithof. Geheel foutloos is deze overstap niet verlopen. “De goederenlift is te klein. Tijdens de verhuizing pasten sommige apparaten er niet in, waardoor we een uiterst precieze hijskraan gebruikten om ze te verplaatsen. Die schakelen we nog steeds in wanneer een nieuw apparaat wordt geleverd dat niet in de lift past.”

Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Van Driel: “In de eerste fase van de planning waren het voornamelijk hoogleraren die de plannen maakten. Hierdoor mis je input van mensen met praktijkervaring.” Zijn belangrijkste tip omtrent labverhuizingen luidt dan ook: “Betrek mensen uit de praktijk vanaf het begin bij het ontwerpen van het nieuwe gebouw.”

AANDACHTSPUNTEN

Is het succes van een labverhuizing te meten? Volgens Stef Olsthoorn wel; namelijk door te kijken naar de downtime van een lab. Olsthoorn hield zich 3,5 jaar fulltime bezig met de verhuizing van de Faculteit Natuurwetenschappen van de Radboud Universiteit Nijmegen, tussen 2004 en 2006. “Bijna iedere afdeling was na 2 weken vanaf het moment van inpakken alweer voor 90 procent in bedrijf op de nieuwe locatie.” Wel geeft Olsthoorn toe dat dat deels te danken valt aan de kleine afstand tussen het oude en het nieuwe gebouw.

Als de verhuisdatum nadert, moeten de mensen uit het lab zich ook gaan inspannen voor de verhuizing. Pomp: “Je begint zo’n 3 maanden voor de verhuizing met het opruimen van het lab. 2 weken van tevoren laat je de mensen hun spullen inpakken en tijdens de laatste week is het verboden om een pipet vast te houden. In totaal loop je ongeveer 2 maanden vertraging op. 1 maand voor het af- en opbouwen en 1 maand rond de verhuizing.”

“Besteed voldoende tijd aan het inpakken”, adviseert Bruneel. “We hebben 2 weken lang met vijftien man fulltime zitten inpakken; soms wel 12 uur per dag. Dit komt omdat we veel glaswerk hebben; elk stuk hebben we individueel in bubbeltjesplastic verpakt om breuken te voorkomen.”

Bijna iedereen die C2W sprak vindt het belangrijkste aandachtspunt van een labverhuizing de voorbereiding ervan. Olsthoorn: “Verhuizen is eigenlijk eenvoudig, mits je de goede voorbereidingen treft.” Daarbij hoort ook het duidelijk markeren van de dozen, zodat ze op de juiste plek terechtkomen. De meest praktische tip komt van Bruneel: “Gebruik stickers die goed blijven kleven!”

Bron: C2w3, 21 februari 2009