Europees aanbesteden lijkt een juridisch mijnenveld vol jargon en regels. Het is de kunst om binnen die regels te zoeken naar ruimte om je wensen te realiseren.

Menig onderzoeker die een analytisch instrument wil aanschaffen, krijgt te maken met Europese aanbestedingen. De regels daarvoor zijn niet eenvoudig. Dat merkte ook Marjo Mittelmeijer-Hazeleger. Ze was als analist betrokken bij de aanbesteding van gassen voor de hele faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica van de UvA. “Het is een moeilijke materie. Er is veel juridische ervaring voor nodig, voor je het weet maak je een fout”, stelt Mittelmeijer.

Verspilling

Mittelmeijer had graag gekozen voor de leverancier met wie ze al 20 jaar goede zaken deed, maar die offreerde 1 cent meer dan de concurrent. “Hoe tevreden je ook bent met de bestaande service, je moet je strikt aan de regels houden en dus voor het laagste bod kiezen”, aldus Mittelmeijer. Ze vraagt zich af of dat uiteindelijk wel zo voordelig is. “In een een op een-gesprek kun je ook onderhandelen, en dan blijkt er soms heel wat mogelijk.” Bovendien lijkt er bij de contractwissel de nodige verspilling op te kunnen treden als de bestaande infrastructuur moet worden vervangen.

Een ander risico is dat leveranciers soms zeer scherp inschrijven, maar vervolgens niet waarmaken wat ze beloofd hebben. Sommige bedrijven zijn beter in inschrijven dan in uitvoeren. En leveranciers hebben de neiging minder in hun relatie met de klant te investeren, omdat die relatie toch geen invloed heeft op de kans op een vervolgopdracht. Dat risico bestaat voor diensten, zoals schoonmaak en catering, en ook voor vaste leveringen van bijvoorbeeld gassen en andere benodigdheden.

“Bij de aanschaf van grote (analytische) apparatuur bestaat vooral het gevaar dat je tegen je zin met een leverancier in zee moet en opgescheept zit met een apparaat dat je niet wilde hebben”, stelt Mittelmeijer. “Je moet erg opletten bij het opstellen van het eisenpakket”, is haar advies. Al met al ziet Mittelmeijer alleen maar nadelen. “Al begrijp ik goed dat zulke regels gelden voor grote werken, ofwel bouwprojecten.”

Voordelen

Voor ziekenhuizen is nog niet duidelijk of ze de regels voor Europees aanbesteden moeten volgen (zie kader ‘Voor wie?’). Maar de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) raadt haar leden aan vooralsnog ‘te kiezen voor vrijwillig Europees aanbesteden wanneer dat voordelen biedt’. Als voordelen ziet de NVZ onder meer imagoverbetering, bescherming tegen eventuele schadeclaims en prijsvoordeel. Kansen zijn dat het eigen inkoopbeleid logischer, inzichtelijker en transparanter wordt en dat nieuwkomers in zicht komen.

Ronald Sitskoorn, inkoper bij het NFI, noemt die voordelen ook en maakt ze concreter: “Door openbaar aan te besteden, kom je er soms achter dat je een aanbieder over het hoofd hebt gezien.” Maar het belangrijkste voordeel vindt hij “een sterke bewustwording bij degene die het apparaat wil aanschaffen, omdat die heel nauwkeurig moet omschrijven wat er nodig is. Dat voorkomt dat je een Mercedes koopt, terwijl je met een Fiat uit de voeten had gekund.”

Een nadeel is wel dat het NFI vanwege de Europese aanbestedingen soms beperkter is in zijn bedrijfsvoering dan commerciële bedrijven die vergelijkbare diensten aanbieden, stelt Sitskoorn. Bij een openbare aanbesteding kan ook de concurrent meekijken, een onbedoeld neveneffect van de gewenste transparantie.

“Bij het RIVM kijken we er misschien wat ambtelijker tegenaan”, zegt woordvoerder Harald Wychgel. “Hier is de reactie: voor- en nadelen doen er niet toe, je moet gewoon aan de regels voldoen.” En die regels zijn inderdaad strikt. Bouwprojecten (‘werken’), grotere contracten voor laboratoriumbenodigdheden of apparatuur (‘leveringen’) en ook diensten zoals catering en schoonmaak vallen onder de regels als de totale bestedingen boven de drempelbedragen uitkomen.

Slordigheden

De inschrijvingen worden eerst geselecteerd, waarbij wordt nagegaan of precies aan alle voorwaarden is voldaan. “Daarbij vallen soms interessante partijen af door kleine slordigheden in hun inschrijving”, weet Sitskoorn. Van de partijen die overblijven, moet volgens vooraf vastgelegde criteria de economisch meest gunstige worden gekozen. “Jaarlijks controleren interne en externe accountants of we daaraan voldoen”, vertelt Sitskoorn. “Trouwens, ook onder de drempelbedragen zijn er bij het ministerie van Justitie regels, en die volgen we natuurlijk bij het NFI.” Ook het RIVM adviseert om de regels strikt te volgen. Wychgel: “Als je dat niet goed doet, dan treden bedrijven al snel in het verweer.”

Binnen de regels kun je zoeken naar de ruimte om je wensen te realiseren. Mittelmeijer: “Je kunt bijvoorbeeld eisen dat een leverancier voldoende dichtbij gelokaliseerd is voor snelle en volledige ondersteuning bij problemen – daarmee kun je bepaalde leveranciers al uitsluiten.”

VOOR WIE?

Bij Europees aanbesteden bied je meerdere partijen de gelegenheid een offerte uit te brengen voor een opdracht. Het hele aanbestedingsproces moet voldoen aan strakke regels en is boven bepaalde drempelbedragen (zie tabel) verplicht voor overheidsinstanties zoals ministeries en onderdelen daarvan, zoals het NFI en het RIVM en ook universiteiten en hogescholen. Door de overheid (deels) ondersteunde instituten zoals ECN, TNO, NWO en KEMA vallen er eveneens onder, net als nutsbedrijven en waterschappen, want dat zijn ‘publiekrechtelijke instellingen’ die het algemene nut dienen in plaats van een commercieel belang.

Onduidelijker is of algemene ziekenhuizen de regels ook moeten volgen. Daarover lopen al zeker 5 jaar rechtszaken, waarbij rechters onderling steeds wisselend oordelen. “Daaruit kun je aflezen dat ook rechters wel wat moeite hebben met de interpretatie van de regels over Europese aanbesteding”, weet Ronald Sitskoorn, inkoper bij het NFI. De laatste rechterlijke uitspraak is dat de algemene ziekenhuizen niet aanbestedingsplichtig zijn.

TIPS EN TRUCS

Voor inkopers (‘aanbestedende diensten’):

• Volg bij twijfel over de geldigheid van de regelgeving vrijwillig de regels voor Europese aanbestedingen.

• Stap bij het vermoeden van de noodzaak van een Europese aanbesteding naar de afdeling inkoop en de daar aanwezige deskundigheid.

• Bereid aanbestedingen voor met een team van deskundigen en gebruikers.

• Omschrijf zo precies mogelijk welke eindresultaten je verwacht. Hanteer alleen functionele eisen en laat je niet verleiden tot het noemen van merken of types.

• Houd je strikt aan de procedure die je zelf hebt opgesteld.

• Leg bij grotere organisaties Europese aanbestedingen zo veel mogelijk in één hand om kennis en ervaring op te doen en te bundelen.

• Huur externe hulp in van experts; dat is overigens niet eenvoudig, want de meesten hebben met name ervaring met aanbestedingen van ‘werken’, ofwel bouwprojecten.

• Benut het kennisforum van de overheid, PIANOo.

• Bescherm jezelf tegen onrealistisch lage inschrijvingen door ervoor te kiezen de prijs vast te leggen en op de kwaliteit te beoordelen.

• Kies voor maatwerk liever een ‘niet openbare procedure’, zodat maar een beperkt aantal door de inkoper gekozen leveranciers de investering van de aanbieding moeten doen. Dit resulteert meestal in betere aanbiedingen.

Voor verkopers (‘leveranciers’):

• Stel het aan de orde wanneer functionele eisen onduidelijk of buitenproportioneel zijn. De inkoper kan dan via een nota van inlichtingen verduidelijking geven.

• Wees heel secuur bij de inschrijving om onnodige uitsluiting bij de selectie te voorkomen.

Bron: C2W3, 21 februari 2009