1. Begin met een vraagwoord

Stel altijd open vragen die beginnen met een vraagwoord, zoals ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’, ‘welke’ of ‘hoe’. Dit helpt om gedetailleerde antwoorden te krijgen, die meer inzicht geven in het proces. Bijvoorbeeld: “Hoe verloopt het proces van rapportage?” of “Welke stappen neem je om de kwaliteit te waarborgen?”

2. Pas op met ‘waarom’

Hoewel ‘waarom’ vaak een logisch vraagwoord lijkt, kan het soms als verwijtend overkomen. Dit kan je gesprekspartner defensief maken. In plaats van “Waarom doe je dit zo?” kun je beter vragen: “Hoe ben je tot deze werkwijze gekomen?” Deze vraag is neutraler en opent de deur naar een uitleg zonder beschuldigend over te komen.

3. Stel geen suggestieve vragen

Suggestieve vragen sturen je gesprekspartner in een bepaalde richting en kunnen onbewust het antwoord beïnvloeden. Vermijd vragen zoals: “Kun je niet om 9.00 uur rapporteren?” In plaats daarvan kun je vragen: “Kun je me uitleggen hoe de rapportagetijd wordt bepaald?” Dit zorgt voor een meer open en eerlijke dialoog.

4. Maak van gesloten vragen open vragen

Gesloten vragen, die enkel een ja of nee als antwoord geven, kunnen waardevolle informatie beperken. Probeer gesloten vragen om te buigen naar open vragen. Bijvoorbeeld: “Rapporteer je altijd om 8.00 uur?” kun je omzetten naar “Wanneer rapporteer je meestal?” Dit zorgt voor meer gedetailleerde antwoorden.

5. Wees kort en krachtig

Langdradige vragen kunnen verwarrend zijn en leiden tot onduidelijke antwoorden. Houd je vragen simpel en to the point. In plaats van: “Hoe desinfecteer je de werkplek en welke spullen gebruik je daar dan bij?” kun je beter twee kortere vragen stellen: “Hoe desinfecteer je de werkplek?” en “Welke spullen gebruik je daarbij?” Dit maakt de vraag duidelijker en makkelijker te beantwoorden.

6. Let op je lichaamstaal

Jouw houding en toon kunnen het gesprek soepeler laten verlopen. Een open houding en een vriendelijke toon zorgen voor een positieve sfeer, wat de kans vergroot dat je gesprekspartner zich comfortabel voelt en openhartig antwoord geeft.

7. Gebruik de LSD-methode

De LSD-methode staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Luister aandachtig naar de antwoorden, vat samen wat je hebt gehoord, en vraag dan door. Dit zorgt ervoor dat je alle details begrijpt en dat je gesprekspartner zich gehoord voelt, wat vaak leidt tot diepere inzichten.

8. Wees niet bang voor stilte

Soms is stilte krachtiger dan doorpraten. Na een kort antwoord kun je even wachten. Vaak zal je gesprekspartner dan zelf verder praten en meer details geven. Dit zorgt voor een natuurlijke flow in het gesprek zonder dat je de ander onder druk zet.

9. Let op vage termen

Als je gesprekspartner vage termen gebruikt, zoals “leuk” of “interessant”, vraag dan door om te verduidelijken. Vraag bijvoorbeeld: “Wat bedoel je precies met dat?” Dit helpt je om de betekenis achter de woorden beter te begrijpen en voorkomt miscommunicatie.

10. Onthoud: je toetst het werk, niet de persoon!

Dit is misschien wel de belangrijkste tip: focus je altijd op het proces, niet op de persoon die het werk uitvoert. Wees empathisch en herinner jezelf eraan dat je daar bent om de processen te leren begrijpen en niet om mensen te beoordelen. Dit zorgt voor een open en constructieve sfeer tijdens de audit.

Conclusie:

Met deze 10 tips kun je veel effectiever audits uitvoeren. Door deze technieken toe te passen, zul je merken dat je diepere inzichten krijgt die je kunnen helpen om de processen binnen je organisatie daadwerkelijk te verbeteren. Het stellen van de juiste vragen is essentieel voor het verkrijgen van waardevolle informatie, en kan het verschil maken tussen een oppervlakkige audit en een diepgaande, resultaatgerichte audit.

Ben je klaar om jouw interne audits naar een hoger niveau te tillen? Meld je dan aan voor onze training Interne Audit bij QAducation en leer alles over het uitvoeren van krachtige audits die echt impact maken.

 De cursus vind je hier.