Soms is het best taai om tijdens een presentatie de aandacht van je publiek vast te houden. Maar het is helemaal niet zo erg als mensen in het middendeel wat afdwalen met hun gedachten. Dat is heel normaal en menselijk. Daarom gaan we, zodra we doorhebben dat het einde van de presentatie nadert, vaak weer even rechtop zitten en beter luisteren. Alles wat we hebben gemist, of niet helemaal hebben begrepen, kunnen we dan alsnog meekrijgen.

‘Een goede samenvatting is geen terugblik, maar een herhaling van de inhoud’

Hier kun je als spreker goed gebruik van maken, want dit is een mooie kans om in korte tijd jouw belangrijkste informatie alsnog over te brengen. Maar hoe zorg je nu voor een goede samenvatting? Opvallend genoeg vatten veel, zelfs heel ervaren, sprekers hun verhaal op een weinig effectieve manier samen. Na het lezen van dit artikel gaat het je ongetwijfeld opvallen, want deze valkuil kom je ontzettend vaak tegen.

Letterlijk benoemen

Om het te illustreren geef ik eerst een voorbeeld van een verkeerde samenvatting.

‘Ik ben begonnen met te vertellen wat de doelstelling was van ons vliegtuigontwerp. Vervolgens heb ik met name gekeken naar de vereisten van de vleugel, zoals de vorm en materiaalkeuze. Tot slot gaf ik aan wat er nodig is om de volgende stappen te nemen.’

Wat leer je van deze samenvatting? Vrij weinig.

Dat komt doordat de spreker het vooral procesmatig aanpakt: ‘Ik vertelde over x en toen over y.’ Het is nuttiger om letterlijk x en y te benoemen. Dan vat je niet het proces, maar de inhoud van je presentatie samen. In dit geval bijvoorbeeld zo:

‘Ik vertelde dat onze doelstelling is om een vliegtuig te maken dat van Amsterdam naar Malta kan vliegen met 84 passagiers in slechts 2 uur. Daarvoor maakten we een vleugel ontwerp, geïnspireerd op een albatros vleugel, gemaakt van licht aluminium. Om dit design in de praktijk te testen is een miljoen euro nodig.’

Nietszeggend

Ook de samenvattingen in rapporten zijn opvallend vaak generiek en nietszeggend. Zinnen als ‘Tot slot gaven we aanbevelingen hoe we het lab efficiënter kunnen inrichten’ bieden geen samenvatting. Want om te weten wat die aanbevelingen dan zijn, moeten we alsnog het hele rapport lezen. Het is veel zinvoller om die aanbevelingen letterlijk te benoemen. Misschien ging het om duidelijke kleurcoderingen en etikettering om sneller te kunnen vinden wat je zoekt? Het instellen van digitaal documentatiesysteem? Het maken van laboratoriumruimten met modulaire meubels voor een flexibele indeling? We hebben nu geen idee.

Superkorte versie

Dan nu de vraag hoe je zelf een effectieve samenvatting maakt. De truc is door bij elk hoofdstuk van je presentatie te kijken wat de conclusie is van dat deel. Als je al die subconclusies achter elkaar zet, krijg je als het goed is een kort, doorlopend verhaal. Je kunt hierdoor ook meteen checken of je presentatie als geheel goed in elkaar zit. In plaats van zinnen als: ‘We bespraken wat het probleem was. Toen vertelde ik over de oplossing. Daarna deelde ik mijn aanbevelingen’, krijgen we zinnen als: ‘Ik vertelde dat we te maken hebben met probleem x, dat komt door y. We kunnen x voorkomen door y aan te pakken. Mijn aanbeveling daarvoor is manier z.’

In feite is de samenvatting dus een soort superkorte versie van je hele verhaal; alsof je jouw hele presentatie in maximaal één minuut zou vertellen. Het is dus nadrukkelijk geen terugblik, maar een inhoudelijke, korte herhaling. Deze manier van samenvatten is heel waardevol voor je publiek en zorgt voor een effectieve overdracht van jouw kennis. Een win-win situatie dus!